Les agences gouvernementales dépensent 1,8 billion de dollars américains par an pour l’achat de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement quotidien de la société. Ces biens et services comprennent de tout : des médicaments à l’électricité et au gaz, en passant par les hôpitaux, les travaux publics et la sécurité nationale. Le traitement juste, transparent et équitable des soumissionnaires pour ces biens et services est étroitement lié à l’efficacité des systèmes d’approvisionnement publics, car il est essentiel d’encourager les fournisseurs et le secteur privé à participer aux approvisionnements publics.
Cependant, cela devient difficile à gérer et à assurer avec les systèmes traditionnels ou l’approche stylo et papier puisqu’il y a tellement d’argent en jeu et beaucoup de contrats à suivre et à compléter selon les exigences légales. La nature complexe du processus lui-même, incluant les milliers d’intervenants concernés, le rend plus vulnérable aux inefficacités. Plus un système d’approvisionnement gouvernemental est complexe, plus il est sujet aux erreurs. Même si ces erreurs ne sont que des erreurs de calcul ou de répartition, le gaspillage de fonds publics peut être important. Sans parler du fait qu’il y a toute une industrie des médias et des chiens de garde publics qui se consacrent à la mauvaise gestion du gouvernement, de sorte que le tort causé à la réputation d’un gouvernement dans ces cas peut être important. En outre, les erreurs en matière d’approvisionnement minent la confiance globale dans la capacité du système d’assurer une concurrence équitable et l’accès à des fournisseurs légitimes qui deviennent découragés et plus difficiles à motiver pour participer au processus d’appel d’offres, ce qui réduit la concurrence et induit une hausse des coûts et une réduction des efforts d’innovation.
En 2015, l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) a recommandé à ses quelque 40 pays membres de faciliter l’accès aux opportunités d’approvisionnement pour les concurrents potentiels de toutes tailles, d’utiliser l’appel d’offres concurrentiel comme méthode standard d’approvisionnement, et de limiter le recours à des exceptions comme la passation de contrats directs. Le source-to-pay permet donc de lancer des soumissions concurrentielles, ce qui devient un moyen important d’accroître l’efficacité en obtenant un meilleur rapport qualité-prix pour chaque dollar dépensé. Ces outils d’approvisionnement numérique établissent une méthode normalisée d’approvisionnement efficace pour déceler les inefficacités, prévenir les erreurs et les écarts et obtenir des prix justes et raisonnables. De plus, ils assurent des résultats concurrentiels et font croître l’économie en donnant accès aux PME, aux entreprises appartenant à des minorités et aux entreprises défavorisées pour participer aux appels d’offres publics.
Conçus sur mesure pour le secteur public, les outils du source-to-pay sont la solution pour le gouvernement afin d’accroître la transparence. Ils facilitent l’accès équitable au processus de sollicitation publique, réduisent les interactions directes et potentiellement compromettantes entre les responsables de l’approvisionnement et les entreprises participantes, augmentent la sensibilisation et la concurrence, et détectent plus facilement les irrégularités dans le processus. Cette numérisation de l’approvisionnement est essentielle au renforcement des contrôles de surveillance interne et à la détection des atteintes externes. Si une brèche devait se produire, l’approvisionnement électronique fournit un service de vérification électronique qui peut faciliter les enquêtes pour accroître la responsabilité et prévenir les récidives.
Les entreprises efficaces du secteur privé dépendent des données pour prendre des décisions éclairées en matière de budgets, de planification et de ressources. Les outils du source-to-pay permettent au gouvernement de trier les données pour prendre des décisions éclairées semblables qui ont une incidence sur les fonds publics. Ils permettent également de s’assurer que l’information sur le projet est progressivement disponible sous forme de données ouvertes dans des formats largement utilisés qui sont non exclusives, consultables, triables, indépendantes et lisibles par les technologies. Il s’agit de veiller à ce que les données soient interopérables, faciles d’accès pour les intervenants, faciles à évaluer et à analyser, et donc plus efficaces.
Pour les ministères et organismes gouvernementaux, les systèmes source-to-pay offrent une souplesse et une transparence inégalées. Tous les intervenants internes et externes peuvent, d’un simple clic, être informés immédiatement des changements apportés au contenu, à la livraison et aux calendriers d’exécution. Cette souplesse est essentielle pour les organismes gouvernementaux qui sont toujours assujettis à des priorités, des budgets et des impératifs politiques changeants. Une plus grande transparence permet au public et au gouvernement de surveiller les contribuables d’avoir une vision plus claire sur l’évolution des délais et des priorités, ce qui accroît la confiance dans la comptabilité publique.
Cette transparence offerte par l’approvisionnement électronique permet de surveiller et de réviser fréquemment les processus et les décisions ; tel qu’il est proposé à toutes les étapes du cycle d’approvisionnement, de la première évaluation des besoins à la planification budgétaire, aux décisions d’exécution, à la livraison et à l’audit des performances. Une transparence maximale est essentielle avant la phase d’appel d’offres pour permettre aux décideurs et aux parties de prendre des décisions éclairées sur le coût, la qualité, les avantages socio-économiques et l’impact environnemental des projets. Imaginez la confusion, les erreurs et les possibilités d’influence extérieure qui régneraient avec chaque ministère travaillant avec différents systèmes et modules. Les outils et plateformes source-to-pay permettent aux agences gouvernementales de normaliser le processus d’approvisionnement et de consolider toutes les informations pertinentes pour les fournisseurs via une source. Ces outils aident également les entreprises à identifier les opportunités d’appels d’offres via un portail Web ouvert centralisé à chaque niveau de gouvernement, réduisant les obstacles pour les petites entreprises et les entreprises appartenant à des minorités ou défavorisées, car il crée des conditions de concurrence ouvertes et équitables pour tous. Pour que le secteur de l’approvisionnement publics reste résilient face à l’incertitude créée par les influences externes et les séquelles de la pandémie, la numérisation des achats est la seule voie à suivre.