Le processus source-to-pay (S2P) couvre les activités d’approvisionnement d’un bout à l’autre, de la recherche de fournisseurs pour répondre à des exigences commerciales spécifiques, jusqu’au paiement des biens ou services reçus.
Le processus S2P est essentiel dans la gestion de risques d’une organisation, la stratégie ESG (environnementale, sociale et de gouvernance), les économies de coûts, l’atténuation des perturbations de la chaîne d’approvisionnement et l’amélioration de l’efficacité.
Habituellement restreintes à sa partie transactionnelle (Procure to Pay ou P2P), les organisations évoluent désormais vers des fonctions avancées et plus stratégiques, notamment la gestion des divisions, la gestion des risques et de la performance, l’approvisionnement stratégique, la gestion avancée du cycle de vie des contrats (CLM) et la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM).
Dans ce guide, nous couvrirons :
- Le processus Source-To-Pay
- Les étapes du processus S2P
- La comparaison Procure-To-Pay et Source-To-Pay
- Les avantages du processus Source-To-Pay
- Les avantages de l’automatisation des processus S2P
- Conclusions : Un bref guide du processus Source-To Pay (S2P) dans l’approvisionnement
Le processus Source-To-Pay
Le source-to-pay est le processus d’approvisionnement du début à la fin qui implique de vérifier les fournisseurs potentiels, de négocier avec eux, de les contracter, de passer des commandes et de payer leurs biens ou services.
Les solutions logicielles S2P utilisent des données et des règles d’automatisation pour simplifier certaines parties du processus, y compris, mais sans s’y limiter, l’analyse des dépenses, les demandes d’achat, le suivi des comptes fournisseurs et la gestion des performances des fournisseurs.
Les étapes du processus S2P
- Le processus S2P commence par la demande d’un produit/service. L’organisation acheteuse pourrait également l’initier pour obtenir de meilleurs prix ou conditions, atténuer les perturbations potentielles ou anticiper les risques. Souvent, le processus initial est déclenché par l’analyse des données sur les dépenses ().
- Ensuite, l’organisation identifie et évalue les fournisseurs potentiels. Les demandes d’informations (RFI), les demandes de propositions (RFP) et les demandes de devis (RFQ) – – sont envoyées aux fournisseurs pour collecter des informations sur leurs offres, leurs capacités, leur modèle de tarification, etc.
- Vient ensuite l’étape d’évaluation où l’équipe d’approvisionnement de l’organisation utilise les informations sur les fournisseurs collectées via RFx pour vérifier les fournisseurs.
La vérification des fournisseurs identifie des paramètres tels que :
- Conformité technique
- Sécurité
- Diversité
- Qualité des produits
- Prix
- Quantités minimales de commande
- L’équipe d’approvisionnement sélectionne ensuite les fournisseurs et négocie avec eux jusqu’à ce qu’ils trouvent la meilleure solution.
Dans le secteur public, le processus S2P peut inclure un processus d’évaluation plus long avec plusieurs séries de démonstrations avant le début des négociations et l’attribution du contrat au(x) fournisseur(s).
Une bonne négociation conduit à des économies importantes, en particulier lorsqu’il s’agit de commandes groupées.
Le contrat comprend des conditions autour des prix négociés et de la quantité minimale de commande.
- À l’étape suivante, l’organisation acheteuse émet un bon de commande (PO). Il comprend le prix prédéterminé et la quantité de commande et est juridiquement contraignant.
- Une fois que le fournisseur reçoit le bon de commande, les biens ou services sont fournis, reçus et une facture est émise par l’organisation. La dernière étape du processus est l’association de cette facture avec un bon de commande et le paiement de la facture.
- Gardez à l’esprit que la livraison de projets en cours, tels que la construction ou le développement de logiciels, peut prendre du temps. Dans ce cas, une clause de performance fournisseur sera liée au contrat. Cela aide à évaluer dans quelle mesure les fournisseurs remplissent le contrat.
La comparaison Procure-To-Pay et Source-To-Pay
Le processus source-to-pay comprend toutes les étapes du cycle de vie de l’approvisionnement stratégique, de la vérification des fournisseurs jusqu’au paiement.
D’autre part, le processus purchase-to-pay ou implique uniquement le processus d’approvisionnement transactionnel. Le processus P2P commence par la demande de marchandises (demande d’achat ou PR) et se termine par le paiement des comptes fournisseurs.
Le processus source-to-pay est une combinaison du processus S2C (Source to Contract) et du processus P2P.
Le processus S2P comprend une partie importante de l’approvisionnement stratégique : sélectionner les meilleurs fournisseurs et négocier les meilleures offres avec eux. Un bassin de fournisseurs diversifié, vaste et à jour est utile au sein du S2P du secteur public.
Cela signifie que les solutions source-to-pay peuvent améliorer les économies de coûts et l’optimisation des processus de l’organisation, même au-delà de l’équipe d’approvisionnement.
Les avantages du processus Source-To-Pay
Le contrat entre un fournisseur et une organisation d’achat dans le source-to-pay comprend des termes et conditions clairs. Étant donné que ceux-ci sont convenus d’un commun accord, il y a transparence et meilleure conformité avec les politiques et les directives réglementaires des parties.
L’automatisation du processus d’approvisionnement et d’approvisionnement stratégique conduit à une meilleure collaboration, interne et externe, et à l’optimisation du continuum global de la chaîne d’approvisionnement.
Le processus source-to-pay contribue à une meilleure gestion des fournisseurs et à l’atténuation, l’anticipation et la prévision des risques, ainsi qu’à l’impact sur le résultat net.
Les organisations peuvent évaluer les fournisseurs par rapport à des critères clés tels que :
- Temps de cycle de commande d’achat
- Nombre de livraisons à temps
- Tarification
- Emplacement
- Certification de petites entreprises, appartenant à des minorités à des femmes ou à des vétérans (pertinent pour les plateformes S2P du secteur public)
Le processus S2P améliore la gestion de la chaîne d’approvisionnement en réduisant la dépendance à un seul fournisseur.
Le grand avantage du processus source-to-pay est de libérer des ressources humaines qui pourraient être utilisées pour l’innovation de produits et de nouvelles façons d’aborder les services. Ceux-ci sont cruciaux pour la croissance future et la prise de décision d’une organisation.
Les avantages de l’automatisation des processus S2P
Voici quelques avantages de l’automatisation des processus source-to-pay :
- Rationalise la chaîne d’approvisionnement et connecte tous les processus d’une entreprise.
- Augmente l’efficacité du processus d’approvisionnement et aide l’organisation à garder une trace de tout grâce à des rapports complets et des audits.
- Augmente les économies de coûts tout en évitant le traitement manuel fastidieux des factures.
- Consolide les étapes importantes du processus S2P en une seule plateforme.
- Fournit des informations en temps réel tout au long du processus S2P.
- Aide à évaluer les performances des fournisseurs par rapport aux indicateurs de performance clés (KPI) tels que les livraisons ponctuelles, les prix et la durée du cycle de facturation.
- Donne une estimation plus précise et automatisée de l’analyse des dépenses par fournisseur et catégorie de produit/service.
- Renforce les relations avec les fournisseurs en offrant de la transparence tout au long du processus de facturation.
- Favorise une meilleure communication entre les intervenants puisqu’ils travaillent sur une plateforme commune.
- Fournit des prévisions commerciales et des tendances du marché plus précises, aidant les parties prenantes à mieux élaborer des stratégies pour la croissance future de l’organisation.
Conclusions : un bref guide du processus Source-To-Pay (S2P) dans l’approvisionnement
L’automatisation du processus S2P est l’une des meilleures méthodes pour réduire les coûts d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
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