De nombreux facteurs entrent en ligne de compte lorsqu’une entreprise soumissionne à un appel d’offres, de sorte que le processus peut souvent sembler insurmontable. Toutefois, si vous êtes préparé et que vous savez ce dont vous avez besoin pour mener à bien une soumission, le processus vous semblera plus facile et se déroulera sans encombre. La première étape consiste à s’abonner à l’un des services d’appels d’offres de mdf commerce. C’est à dire Merx, une plateforme d’appels d’offres électroniques auprès des secteurs public et privé canadiens ainsi que Bidnet Direct destiné au marché américain. En s’abonnant à ces plateformes, vous pourrez recevoir quotidiennement des alertes par courrier électronique sur les appels d’offres qui correspondent aux produits ou aux services offerts par votre entreprise. Vous pourrez ainsi utiliser le temps que vous auriez passé à rechercher des appels d’offres pour rédiger des soumissions gagnantes.
Vous vous demandez sans doute quelles sont les étapes à franchir et quoi faire pour que votre entreprise présente des soumissions sur une base régulière. Nous expliquerons ci-dessous le déroulement du processus d’appel d’offres et ce que vous devez savoir pour commencer à répondre aux appels d’offres.
Comprendre l’appel d’offres
Lorsqu’un organisme gouvernemental cherche à effectuer un achat, il lance un appel d’offres. Les organismes gouvernementaux sont tenus par la loi de publier leurs offres par le biais d’annonces. Une fois l’appel d’offres lancé, les fournisseurs peuvent présenter une soumission dans les délais impartis. En fonction de ce qui est demandé, la plupart des appels d’offres se présentent sous la forme d’une demande de propositions ou d’une invitation à soumissionner. Une demande de propositions est généralement émise lorsque le prix n’est pas le seul facteur à considérer et que l’organisme cherche à obtenir des informations spécifiques sur le projet, ce qui l’aidera ensuite à transformer la demande de propositions en appel d’offres. Une invitation à soumissionner est généralement émise lorsque le prix le plus bas est le principal facteur d’attribution.
Les contrats peuvent être attribués à un seul ou à plusieurs fournisseurs. Tout dépend de ce qui est demandé dans l’appel d’offres et de ce qu’un seul fournisseur peut offrir. Citons, à titre d’exemple, les différents types de produits ou de services demandés, les divers endroits où un projet doit être exécuté et le délai dans lequel celui-ci doit être réalisé. Un projet de remplacement d’une cage d’escalier ne nécessitera qu’un seul fournisseur, tandis qu’un projet de réparation des routes à travers une province en nécessitera plusieurs pour achever le travail rapidement et efficacement.
Les organismes gouvernementaux commencent généralement la procédure d’appel d’offres environ un an à l’avance. Ils peuvent ainsi s’assurer de respecter toutes les lois et réglementations en vigueur et déterminer quels services obtenir du fournisseur. Les organismes peuvent utiliser une liste de soumissionnaires préalablement établie pour envoyer des demandes de propositions. Cette liste de soumissionnaires contient des fournisseurs approuvés par l’organisme et/ou des fournisseurs avec lesquels ils ont déjà travaillé dans le passé et qui sont jugés fiables. Étant donné que de plus en plus d’appels d’offres sont lancés, les organismes gouvernementaux sont toujours à la recherche de nouveaux fournisseurs. C’est pourquoi il est utile d’être abonné à Merx. Vous recevrez non seulement un aperçu des appels d’offres disponibles, mais aussi les documents d’appel d’offres correspondants, ce qui vous permettra de répondre aux appels d’offres plus facilement que si vous deviez les trouver vous-même.
Le dossier d’appel d’offres
Maintenant que vous avez une bonne compréhension de ce qu’est un appel d’offres, l’étape suivante consiste à mieux comprendre le dossier d’appel d’offres. Les dossiers d’appel d’offres peuvent être plus ou moins volumineux en fonction de la nature de la demande. Il est important de les lire attentivement et de soumettre tous les documents requis avant la date limite pour éviter d’être disqualifié. Bien que tous les dossiers d’appel d’offres ne soient pas identiques, vous serez de plus en plus familier avec le processus au fur et à mesure que vous soumissionnerez. En général, le dossier d’appel d’offres est envoyé aux fournisseurs potentiels deux à trois mois avant la date de début des soumissions. Les fournisseurs ont ainsi le temps de remplir tous les documents nécessaires et de poser des questions sur les services à fournir. Toutes les questions soumises et leurs réponses sont ensuite envoyées à l’ensemble des fournisseurs sous la forme d’un addenda, afin de garantir l’égalité des chances.
Documents inclus dans le dossier d’appel d’offres :
L’avis d’appel d’offres
L’avis d’appel d’offres est le premier élément du dossier d’appel d’offres. Cette lettre indique les produits ou les services recherchés par l’organisme gouvernemental et précise la date et l’heure limite pour présenter une soumission. Il se peut que l’on vous demande de présenter votre soumission en personne, par la poste ou par voie électronique, si l’organisme a adopté les méthodes d’approvisionnement en ligne. La lettre précisera la forme de soumission autorisée et vous indiquera la date, l’heure et le lieu de l’ouverture des soumissions. Elle précisera également où et quand soumettre vos questions.
L’avis d’appel d’offres mentionnera aussi s’il y a une conférence préalable à l’appel d’offres ou une visite du site. Ces visites ont normalement lieu avant la remise du
dossier d’appel d’offres. Elles peuvent être très utiles car elles vous permettent de rencontrer le chef de projet et de voir physiquement où les travaux seront effectués. Les conférences et les visites de site sont généralement obligatoires. Notez que certains organismes remettent le dossier d’appel d’offres lors de la visite du site et qu’il est possible que vous ne le receviez pas si vous ne vous présentez pas.
Lobbying en matière d’approvisionnement et clauses types
La partie suivante de votre dossier d’appel d’offres sera probablement la trousse de lobbying pour l’approvisionnement. Celle-ci comprend des documents qui expliquent les lois en la matière et vous informent que certaines communications entre l’organisme et le fournisseur doivent être minimales ou sont interdites. Toutefois, ce n’est pas toujours le cas et cela dépend du type d’appel d’offres. Ce document doit être rempli et signé pour attester que vous avez pris connaissance des lois. Vous y trouverez probablement aussi des documents décrivant les clauses types des contrats gouvernementaux, y compris les règlements applicables au contrat exigés par la loi.
Questionnaire pour les petites entreprises et les entreprises appartenant à des femmes ou à des minorités
Le dossier peut également contenir un questionnaire visant à déterminer si votre entreprise remplit les conditions requises pour être considérée comme une petite entreprise ou une entreprise appartenant à des femmes ou à des minorités. N’oubliez pas que les organismes sont tenus d’accepter un certain nombre de propositions émanant d’entreprises certifiées. Assurez-vous donc d’avoir votre certificat afin de bénéficier de ces avantages.
Spécifications
La dernière partie du dossier d’appel d’offres, et probablement la plus importante, comprend les spécifications du contrat, notamment les normes et conditions générales. Les spécifications énoncent en détail ce que l’organisme demande et le délai dans lequel les travaux doivent être réalisés. En fonction du contrat, les spécifications peuvent inclure des éléments spécifiques tels qu’une liste des systèmes et des équipements utilisés par l’organisme (par exemple, les types de détecteurs de fumée utilisés dans un dossier d’appel d’offres pour l’inspection de ceux-ci).
Lorsque vous aurez pris connaissance de la totalité du dossier d’appel d’offres et que vous aurez rempli et signé les documents nécessaires, vous pourrez envoyer votre soumission! Le moment est venu pour l’organisme d’ouvrir l’appel d’offres et d’attribuer le contrat.
Ouverture de l’appel d’offres
En général, l’ouverture de l’appel d’offres a lieu le jour où la soumission doit être remise. Toutes les soumissions sont alors ouvertes une par une, lues à haute voix et enregistrées. Il n’est pas obligatoire d’assister à l’ouverture de l’appel d’offres, mais il peut être utile d’y envoyer un représentant afin qu’il puisse évaluer la concurrence et déterminer le budget de l’organisme.
Attribution de l’appel d’offres
Dès que l’ensemble des soumissions a été examiné pour s’assurer que les documents requis sont présents et que tout a été signé et rempli correctement, l’organisme crée un tableau de toutes les soumissions par ordre de prix, du plus bas au plus élevé. L’attribution est alors faite au soumissionnaire qui offre le prix le plus bas et la meilleure valeur, et qui a les capacités nécessaires pour satisfaire toutes les exigences du contrat.
Une lettre sera envoyée à tous les fournisseurs pour leur annoncer s’ils ont obtenu le contrat ou non. N’oubliez pas que le fournisseur retenu peut être invité à remplir des documents supplémentaires qui n’étaient pas requis lors de la procédure de soumission.
Continuez à soumissionner!
Le processus d’appel d’offres peut être long et fastidieux, que vous soyez novice ou non en matière d’appels d’offres gouvernementaux. Nous espérons que cet article vous a aidé à comprendre les principes de base, afin que vous sachiez à quoi vous attendre. Décrocher des contrats gouvernementaux peut s’avérer très rentable pour votre entreprise et il est nécessaire d’y consacrer du temps et de l’énergie. Un grand nombre d’appels d’offres gouvernementaux sont disponibles : il s’agit simplement de trouver les bons appels d’offres pour votre entreprise. Grâce à Merx, vous trouverez des appels d’offres et des demandes de propositions adaptés à votre entreprise et ferez un pas de plus vers l’obtention de ces contrats.