Pour certains types d’appels d’offres de biens ou de services, une réunion ou une conférence préalable est organisée. Ces réunions font partie du processus d’approvisionnement et sont tenues après l’émission de l’avis d’appel d’offres, sous la forme d’une invitation à soumissionner ou d’une demande de propositions. Dans l’avis d’appel d’offres, les fournisseurs intéressés seront informés de la date, de l’heure et du lieu où se tiendra la réunion préalable à l’appel d’offres.
L’objectif de la réunion ou de l’événement préalable à l’appel d’offres est d’aider les fournisseurs à mieux comprendre les documents d’appel d’offres, l’étendue des travaux et toutes les exigences nécessaires pour être pris en considération et dans certains cas, une visite de site pourrait avoir lieu. Vous pourrez poser des questions afin d’obtenir plus d’informations sur l’appel d’offres et les documents à soumettre. La plupart des agences organisent une présentation afin de clarifier leurs exigences et de mieux comprendre certains aspects du travail des fournisseurs, s’il s’agit d’une demande de propositions. Après la réunion, les fournisseurs ayant manifesté leur intérêt pour l’appel d’offres pourront ensuite se procurer les documents d’appel d’offres en les téléchargeant à partir de merx.com. Ils recevront un résumé de toutes les informations fournies lors de la réunion, y compris les réponses aux questions posées par les fournisseurs.
N’oubliez pas que certaines réunions ou conférences préalables aux appels d’offres sont obligatoires et que vous devez y assister pour pouvoir déposer une soumission. Ces réunions sont également une bonne occasion de développer votre réseau et de promouvoir votre entreprise. Il est donc judicieux de bien vous préparer et d’apporter des informations sur vous et votre entreprise (cartes d’affaires, brochures, dépliants, etc.).
Visites des sites
Les appels d’offres nécessitent parfois des visites de sites. Les visites sont le plus souvent effectuées dans le cadre de projets de construction et sont complémentaires aux réunions préalables à l’appel d’offres. Elles se déroulent généralement avant celles-ci. Sachez qu’il y a parfois des visites de sites obligatoires, ce qui signifie que vous ou un membre de votre entreprise devez y assister et signer un document confirmant votre présence pour pouvoir soumissionner. Certaines agences gouvernementales profitent de l’occasion pour distribuer les documents d’appel d’offres et la description de l’étendue des travaux. Il est important de ne pas manquer les visites de sites obligatoires, car vous risquez de ne pas pouvoir obtenir ces documents si vous ou un membre de votre entreprise n’y étiez pas. Vous ne pouvez pas non plus compter sur un collègue de votre secteur pour aller chercher les documents à votre place ou lui demander une copie s’il a assisté à la visite. Les agences exigent une signature afin de confirmer votre présence et des informations sur votre entreprise, et elles sont susceptibles de vérifier ces informations pour déterminer si vous êtes autorisé à soumettre une proposition.
Le principal objectif de la visite du site est de permettre aux fournisseurs de voir où le travail sera effectué et l’étendu du travail à faire. Ces visites vous donnent une meilleure idée du type de ressources dont vous pourriez avoir besoin ou du nombre de travailleurs nécessaires pour réaliser le travail. Tout comme les réunions préalables aux appels d’offres, les visites de sites permettent aux fournisseurs d’obtenir plus d’informations sur l’étendue des travaux. Un représentant de l’agence expliquera en détail les travaux à effectuer, le délai dans lequel ils doivent être réalisés et les éléments spécifiques requis, par exemple pour l’installation de détecteurs de fumée, de systèmes CVC, d’appareils électroménagers, etc.
Comment s’informer sur les réunions préalables aux appels d’offres et les visites de sites
Les réunions préalables aux appels d’offres et les visites de sites sont mentionnées dans les résumés d’avis d’appels d’offres. Vous y trouverez la date, l’heure et le lieu. Une autre façon de se renseigner sur ces réunions est de s’abonner à un service de renseignements sur les appels d’offres, tel que Bidnet Direct (aux États-Unis) ou Merx (au Canada). Les fournisseurs abonnés reçoivent des courriels de notifications afin de les informer des appels d’offres ouverts qui correspondent à leur profil, en fonction de mots-clés et de codes de catégorie et de service. Après avoir cliqué sur l’appel d’offres qui vous intéresse, vous pouvez consulter les documents de l’appel d’offres et toute autre information pertinente, comme les détails sur les réunions préalables aux appels d’offres et les visites de sites. Vous trouverez également ces informations en effectuant des recherches pour des appels d’offres connexes sur les sites de Bidnet Direct ou Merx.